Une astuce pour ne plus crouler sous les emails, devenus trop nombreux

Cette astuce nous vient de Phil Simon, un journaliste et auteur américain, qui explique au Business Insider que nous recevons trop d’emails chaque jour. Ce spécialiste des nouvelles technologies et du management de l’information a souhaité partager sa technique pour éviter d’être submergé par cette avalanche journalière d’emails (souvent inutiles).

Selon certains témoignages, Phil explique que nous pouvons recevoir entre 120 à 150 courriels par jour liés au travail dans notre boîte de réception, sans compter les messages personnels donc. Cela signifie que vous passez sans le vouloir plus de temps que vous ne vous en rendez compte sur votre boîte de réception Gmail, Outlook, Yahoo ou une autre… Mais combien de temps exactement ?

Dans 5 ans, vous passerez la moitié de votre temps à gérer vos emails

L’auteur cite une étude du McKinsey Global Institute (MGI), laquelle constate que les personnes travaillant dans des bureaux passent en moyenne, aujourd’hui, 28% de leur temps de travail à gérer leurs emails. Pire encore, cette statistique croît chaque année de 15%. Faites le calcul. C’est assez inquiétant.


En moins de cinq ans, votre boîte mails va doubler à moins que quelque chose change. Qu’est ce que vous êtes supposés faire ? Beaucoup de gens comptent sur les emails car ils ne savent pas travailler autrement. Ils ne peuvent pas imaginer travailler sans, et puis les emails, ça fonctionne bien, non ? Pas si vite…

Comme l’auteur américain l’explique, l’email n’est pas toujours le meilleur allié en tant qu’outil pour des conversations efficaces. En règle générale, les messages textuels donnent l’apparence d’une communication “en personne”, mais c’est faux. Il cite notamment une étude dans laquelle les participants n’arrivaient pas à saisir le ton utilisé dans l’email de l’expéditeur (dans 44% des cas). Mais cela s’aggravait davantage quand l’expéditeur lui-même ne savait pas s’il était arrivé à se faire comprendre. En bref, Phil Simon souhaite démontrer par là qu’un simple appel de cinq minutes permet parfois d’éviter une chaîne de quinze mails.

Sa solution ? La règle des trois emails

Selon lui, cette règle est devenue indispensable, plus qu’avant. Tout simplement, après trois emails échangés avec votre interlocuteur, il faut décrocher son téléphone ou se rencontrer face à face. Si cette règle est parfois difficile à appliquer dans certains cas, elle joue surtout un rôle préventif. En effet, elle force les deux correspondants à être clairs et précis dans leur texte, et ce dès le premier mail. Cela évite également à ceux qui redoutent la conversation orale d’aller droit au but.

Ne vous méprenez pas : cette règle lui est inutile s’il ne la suit pas scrupuleusement. Bien sûr, il lui arrive de faire une exception occasionnelle. Mais il faut y penser comme une ligne directrice plus qu’une règle absolue. Reçoit-il moins d’emails ? Il avoue que quelques personnes ont été surprises par la manœuvre, mais Phil Simon assure que le jeu en vaut la chandelle.

Ses clients, partenaires et amis connaissent à présent ses préférences de communication. Quelques-uns ont même “emprunté” sa règle, ce qu’il invite tout le monde à faire.

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